الملتقى الأول لمسؤولي إدارات المتابعة بالجامعات السعودية يختتم أعماله بجامعة طيبة

اختتمت اليوم أعمال الملتقى الأول لمسؤولي إدارات المتابعة بالجامعات السعودية (الواقع والمأمول) للجامعات السعودية في جامعة طيبة بالمدينة المنورة بجلستين علمية بعنوان (واقع إدارات المتابعة التحديات والصعوبات)، و(المستقبل المأمول من إدارات المتابعة بالجامعات السعودية)، وورشة عمل بعنوان (مهارات الاتصال الإداري الفعال ودورها في المتابعة الإدارية).

وأقيمت الجلسة الأولى التي أدارها عميد كلية إدارة الأعمال بجامعة طيبة الدكتور ريان حماد، وتحدث خلالها أربعة مديرين للمتابعة، حيث أكد مدير إدارة المتابعة في جامعة الملك فهد عبدالله القرني أن أهم الصعوبات التي توجه إدارات المتابعة هو عدم وجود قاعدة بيانات كافية في بعض الإدارات الحكومية، وأيضاً عدم وجود الأعداد البشرية أصحاب الكفاءة العالية، وعدم التركيز على بصمة الموظفين التي يتحسس منها بعض الموظفين، بل ينصب التركيز على الإنجاز.

وعدّ مدير إدارة المتابعة بجامعة حائل هاني الخمعلي عدم تواجد الموظفين في أعمالهم تظل من أكبر المشكلات التي تعاني منها إدارات المتابعة في الإدارات الحكومية، وأيضا تكدس أعداد الموظفين في قسم المتابعة بالجامعات، دون إنجاز وهو ما يشكل عائقا، فيما أكد مدير إدارة المتابعة في جامعة الأمير سلطان عبدالعزيز العجيان أن قلة المتخصصين في إدارة المتابعة تظل تحدي كبير لإدارات المتابعة، وأن معظم إدارات المتابعة في الجامعات السعودية ركزت على انصراف وحضور الموظفين التي عطلت مهام كثيرة من صلاحيات المتابعة.

وصنف مدير إدارة المتابعة بجامعة نايف العربية الدكتور محمود سعيد صعوبة العمل في إدارة العمل إلى الصعوبات الإدارية التي تشمل ضبابية الهوية المهنية للإدارات، وعد تحديد مهام واختصارات الإدارات بدقة ووضوح، وتداخل الصلاحيات من مكونات إدارية أخرى، موضحا بأن الصعوبات الاجتماعية التي تشمل قلة قناعة الأخرين بأهمية دور المتابعة، وقلة التزام بعض منسوبي إدارات المتابعة بأخلاقيات المهنية المطلوبة، والصعوبات التقنية.

أما الجلسة الثانية التي ترأسها عميد عمادة التطوير الجامعي بجامعة طيبة الدكتور بندر المطري فقد تحدث فيها أربعة متحدثين من جامعات السعودية، حيث اقترح مدير إدارة المتابعة في جامعة تبوك سامر البلوي أن تكون إدارة المتابعة تهتم بإنجازات الموظفين والإشراف عليها، وكذلك متابعة المشاريع الخاصة بالجامعة وذلك لمراقبتها.

وأكد مدير إدارة المتابعة في جامعة الطائف طاهر الزهراني أن الهدف من التفتيش ليس المنظمة، بل الهدف هو البحث عن جودة العمل والإصلاح وهذه من صميم عمل إدارة المتابعة.

كما تحدث مدير إدارة جامعة بيشة سعيد آل خضر عن وجوب الاستقرار الإداري لإدارة المتابعة في الجامعات، وتكثيف الدورات التدريبية للموظفين، وتزويد سيارات خاص لهم.

واختتم الجلسات العلمية مدير إدارة المتابعة بجامعة طيبة طلال الحجيلي الذي تطرق لوجوب معرفة إدارة المتابعة بالجامعات السعودية بإمكانياتها وقدراتها، كي تضع أهدافها ومراجتها بشكل دوري، مقترحا بأن على إدارات المتابعة الاستفادة من عمادة تقنية المعلومات وربط بعض المهام معها فهي توفر الوقت والجهد، كما أكد أن إدارة المتابعة لا تسعى في البحث عن عقوبات للموظفين، بل هدفها الأول هو ضبط سير العمل.

وعقب ذلك، أقيمت ورشة العمل التي هدفت إلى تحديث المعرفة بمفهوم المتابعة والتقييم ودورها في الأشراف الفعال، وتطوير أساليب الأداء لضمان تنفيذ خطة المتابعة والرقابة، وتطبيق الأساليب العملية في المتابعة والتقييم، وتطبيق المهارات التقنية للمتابعة والتقييم.

وذكر مقدم الورشة رئيس قسم التقنية الإدارية بالكلية عبدالله الدوسري التقنية بمنطقة المدينة المنورة أنواع التنسيق الإداري، التنسيق الداخلي ويهدف إلى إيجاد نوع من التوافق والانسجام ين نشاطات الموظفين في الفروع والأقسام، والتنسيق الخارجي الذي يعتبر من اختصاص المشتركين بين المنظمة والجهات الخارجية الأخرى.

عقب ذلك عُقد اجتماع لمدراء إدارة المتابعة في الجامعات السعودية لمناقشة التوصيات الختامية للملتقى، ورفعوا شكرهم لمعالي وزير التعليم الدكتور أحمد العيسى على دعمه للملتقى، كما شكروا معالي مدير جامعة طيبة الدكتور عبدالعزيز السراني على الخدمات المقدمة للمشاركين وحسن الضيافة.